Как автоматизировать запись в стоматологии и перестать терять заявки
Стоматологии и медцентры, где заявки на приём приходят через сайт, WhatsApp, Telegram и звонки
Знакомая ситуация
Администратор не успевает отвечать всем клиентам в рабочие часы, а вечером и в выходные заявки вообще не обрабатываются
Заявки идут из нескольких каналов сразу — сайт, WhatsApp, Telegram, звонки — и часть теряется между ними
Пациент, который не дозвонился или не дождался ответа за пару минут, записывается к конкуренту в мессенджере
Задача
Клиника получает заявки на запись из нескольких каналов одновременно, но администратор физически не успевает обработать все обращения — особенно вечером и в выходные, когда клиника не работает, а конкуренты в мессенджерах отвечают мгновенно.
Решение
Чат-бот записи в WhatsApp и Telegram: сам предлагает свободное время у нужного врача, записывает пациента на конкретную услугу, отправляет напоминание за день до визита и передаёт живому администратору только те вопросы, с которыми не может справиться сам.
Результаты
Инструменты и технологии
Почему администратор клиники не справляется с заявками
В стоматологии и медцентре заявки на запись редко приходят по одному каналу. Кто-то звонит, кто-то пишет в WhatsApp, кто-то оставляет заявку на сайте или пишет в Telegram — и всё это одновременно ложится на одного администратора. Пока он отвечает на звонок, сообщения в мессенджерах ждут. Вечером и в выходные, когда клиника закрыта, заявки вообще никто не обрабатывает до следующего рабочего дня.
Пациент, который выбирает клинику, обычно пишет в 2–3 места сразу и записывается туда, где ответили первыми. Каждый час задержки с ответом — это реальный шанс потерять заявку, за которую уже заплатили в рекламе.
Как работает чат-бот записи
Бот подключается к WhatsApp и Telegram клиники и ведёт пациента по понятному сценарию:
- уточняет, к какому врачу или на какую услугу нужна запись;
- показывает ближайшие свободные слоты и фиксирует запись;
- присылает напоминание за день до визита, чтобы снизить количество неявок;
- передаёт диалог живому администратору, если вопрос пациента выходит за рамки сценария — вместе с историей переписки, без повторных вопросов.
Для клиники это значит, что запись принимается 24/7, а администратор подключается только тогда, когда пациенту действительно нужен живой человек.
Что это даёт клинике
По опыту внедрения похожих сценариев в клиниках доля записей через мессенджеры вырастает в среднем в 1,5–3 раза — в первую очередь за счёт заявок, которые раньше просто терялись вне рабочих часов администратора. Дополнительный эффект — снижение количества неявок благодаря автоматическим напоминаниям.
Сколько стоит и сколько занимает запуск
Базовое внедрение обходится от 90 000 ₽ под ключ и занимает 2–3 недели: включает сценарий записи под услуги клиники, подключение обоих мессенджеров и интеграцию с CRM или отдельной базой записей. Точная стоимость зависит от количества врачей, услуг и от того, есть ли у клиники CRM — это уточняется на бесплатной консультации.