Как автоматическая обработка B2B-заказов из Excel и почты экономит часы в день
Оптовые поставщики и дистрибьюторы, которые получают заказы от партнёров в Excel-файлах и по почте
Знакомая ситуация
Менеджер вручную переносит заказы из десятков Excel-файлов и писем в учётную систему, тратя на это часы каждый день
Ошибки при ручном переносе позиций и количества приводят к пересортице и недовольным партнёрам
Актуальные остатки партнёр узнаёт только по звонку менеджеру, а не может проверить сам
Задача
Менеджер вручную переносит заказы от партнёров из Excel-файлов и писем в учётную систему, тратя на это часы каждый день, а ошибки переноса приводят к пересортице и недовольным партнёрам.
Решение
Автоматическая обработка заказов: система распознаёт заказы из присланных Excel-файлов и писем, сверяет позиции с каталогом и остатками и создаёт заказ в 1С или CRM без ручного переноса.
Результаты
Инструменты и технологии
Почему обработка заказов занимает часы каждый день
У оптовых поставщиков заказы от партнёров редко приходят в едином формате — кто-то присылает Excel-файл, кто-то пишет список позиций в письме, кто-то диктует по телефону. Менеджеру приходится вручную переносить всё это в 1С или CRM, сверяя позиции с каталогом и остатками — на крупного партнёра может уйти 20–30 минут, а таких заказов за день десятки.
При ручном переносе неизбежны ошибки — не та позиция, не то количество — а исправление пересортицы обходится дороже, чем сама автоматизация, не говоря уже о доверии партнёра.
Как работает автоматическая обработка заказов
- партнёр присылает заказ в привычном формате — Excel-файлом или письмом;
- система распознаёт позиции и количество, сверяет их с каталогом и текущими остатками;
- заказ автоматически создаётся в 1С или CRM без участия менеджера;
- если что-то не совпадает с каталогом или остатков не хватает, менеджер получает уведомление для ручной проверки.
Что это даёт компании
Время на ручной перенос заказов сокращается на 70–90%, а число ошибок пересортицы падает почти до нуля, потому что система сверяет позиции автоматически, а не полагается на внимательность менеджера при работе с десятым файлом за день.
Сколько стоит и сколько занимает внедрение
Внедрение обходится от 120 000 ₽ под ключ и занимает 3–4 недели: настройка распознавания форматов ваших партнёров и интеграция с 1С. Точная стоимость зависит от разнообразия форматов заказов и объёма каталога — уточняется на бесплатной консультации.